見極めと分析で自社のニーズを的確に示し、母集団の質を確保する
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採用活動の母集団形成において、適切な質を確保できるか否かはその後の採用活動に大きく影響を及ぼします。採用の成否はもちろん、求める要件を満たさない応募者の選考作業にかかる労力にも違いが生じます。そこで今回は、採用活動を効率的に行うのに不可欠な母集団の質の確保について、押さえておくべきポイントを確認していきます。

応募者の見極め、問題点の把握、課題解決に必要な施策を的確に行い、母集団の質の向上を目指しましょう。

人材採用要件を満たしているか?  応募者を正しく見極める

求人に対する応募書類をもとに、人材採用要件に合うか否かを見極めることは、母集団の質に関わる最初の作業です。ここでポイントとなるのが、単に書類上の条件の照らし合わせではなく、その時々の募集の真意、その後の採用活動の予定などを踏まえた正確な見極めです。

この際もっとも重要なのが、選考に必要な条件をデータとして明確にすることです。人によって異なる感覚的な軸をもとにした選考では、その時々で基準がぶれてしまい正確な見極めができません。現場から出た意見、現場とのやりとりを反映して基準を明確にし、その基準をもとに「どのような人材に来てもらうべきか」を決めていきます。これは書類選考の重要な指針となるため、人材採用要件の設定時に現場などと交わしたやりとりは、日付と内容をしっかりと記録しておきましょう。

書類段階で判断できない場合は、過去のデータを分析して対応

適切書類上の情報だけで次のステップに進めるべき人材かどうかを判断するのは難しい作業であり、正確な判断を下すには経験を積む必要があるのも事実です。新たに採用に関する業務を担当することになり自身の判断に自信が持てないと悩む場合には、それまでの選考辞退者や不採用者の傾向など、過去の採用結果を分析し、目安にしてみるのも有効な手段です。

こうした分析は、日々のデータの蓄積により情報量を確保してこそ可能になります。人事活動で得た情報は、自社の資産であると意識して管理すると、人手不足が懸念される現代における人材確保の有効な手段となり得るのです。なお、さまざまな側面を持つ人事情報の一元管理を手動で行うにはかなりの手間が生じますが、専用の情報管理・分析ツールを用いることでその手間を大きく削減できるため、人事情報の重要性に注目する企業では導入が進んでいます。

こうした検討を行ったにもかかわらず判断に迷う応募者が多数出てしまうという場合は、設定した人材採用要件自体に問題があることも考えられます。判断しにくい要因を明確にし、要件を見直してみるのも一つの方法です。

母集団の質が悪い場合は、求める人材像が正確に伝わるようにする

応募書類における見極めが終了した時点で、「次のステップに進めたい」と考える人材があまりに少ない、想定していた数値とかけ離れているという場合は、人材採用要件が市場感に合っていない可能性があります。そのままの状態で募集を続けても希望する人材が集まることは期待できません。課題の修正を図りましょう。

●ペルソナの見直しなど、求人票の内容を再検討する

求人媒体や人材紹介会社などに公開した求人票からの応募者に課題がある場合、そうした応募者が応募を決断するに至った求人票の見直しが必要です。漠然と見直すのではなく、「要件を満たしていない」と判断した人の傾向を分析し、現状の人材採用要件の問題点の洗い出し、修正を行います。

想定したターゲット設定(ペルソナ)が誤っているケースが多いため、どのような人材がどのくらい市場にいて、どれくらいの相場なのか。自社の求めるスペックと金額のバランス、与えるミッションを見直すことは特に重要です。

●人材紹介会社との意思疎通の問題は、コミュニケーションの質を高めて対応する

人材紹介会社からの紹介者に問題がある場合は、人材紹介会社が自社の希望を正しく認識していないと考えられます。要件を満たしていない紹介者の不足点、どういった人材を求めているのかをいま一度、明確に伝える必要があるでしょう。

採用担当者の多くは、人材紹介会社に1社ずつ丁寧に対応し、人材採用要件のすり合わせや認識の共有を行いたいと考えていますが、抽象的な表現でしかフィードバックができていないことも少なくありません。そのため人材紹介会社に要点が伝わらず人材採用要件に合った人材が紹介されない、それに気づかない人材紹介会社側は選考プロセスや面接官の対応などに問題があると捉えてしまう。これではどれだけ紹介されても、面接をしても、肝心の採用決定数は伸びないという悪循環に陥ってしまいます。

こうした事態を避けるため、人材紹介会社とのやりとりは後からでも正確に内容を確認できる形で記録しておくとよいでしょう。互いの捉え方のギャップを埋めるのに役立ちます。どういった経緯による発言なのか、なぜその結論に至ったのかなどをまとめて読み返すことで、人材紹介会社もどのような人材が求められているかを理解しやすくなり、コミュニケーションの質が向上します。さらに選考プロセスごとの歩留まり、面接官ごとの評価傾向などのデータを共有することにより、人材紹介会社側と企業側のどちらのどこにどんな課題があるのかを浮き彫りにできると、より建設的な話し合いが可能になります。

また採用活動に関わるのは、採用担当者だけではありません。たとえば配属予定部門の役職者や役員などが面接したときに感じた意見などもあわせて伝えることで、企業として求める人材が人材紹介会社により的確に伝わり、質の高い候補者が紹介されるチャンスが広がります。

やりとりの記録や複数人での情報共有は、それにかかる時間や手間が課題になりがちですが、人事情報を一元管理できる採用管理ツールの活用で問題の解決が図れます。データの収集や分析といった側面に注目が集まりがちな採用管理ツールですが、データの共有による意思疎通や周知など、コミュニケーションの質の改善にも高い効果が期待できます。

●適した人材が豊富なチャネルかどうかもチェックするべき要素

なお、いかに的確な人材採用要件を提示していたとしても、それを目にする人のなかに要件を満たす質の高い候補者が少ないようでは思うような効果は得られません。チャネルの変更も視野に、選択したチャネルが適しているかどうかという検討もあわせて行いましょう。

使用したチャネルの利用者層の再検証はもちろん、自社における過去の採用実績を分析し、有用なチャネルを見極めるのも有効な手段です。

人材紹介会社や面接担当者とのやりとりも自動で反映、「HRMOS採用管理」で得られるコミュニケーションの質の向上

株式会社ビズリーチは、「HRテックで採用を強くする」をコンセプトに、採用業務に関わる多様な情報を効率的に一元管理できる「HRMOS(ハーモス)採用管理」というクラウドサービスを提供しています。

採用を取り仕切る人事担当者による操作だけでなく、人材紹介会社用、面接担当者用の画面が用意されており、それぞれの画面にそれぞれの立場の関係者が入力した情報が自動的に集約され、統一されたプラットフォームで簡単に一元管理できます。

人材採用要件の検討から、人材紹介会社への依頼、選考の経緯や結果といった情報を登録していくと、集約されたデータを詳細な記録として活用でき、候補者に求める要件がより具体的に把握できるようになります。面接担当者からのフィードバックも一元管理できるため、不採用になった理由を人材紹介会社に伝える作業もスムーズに行えます。

また、人材紹介会社ごとに各選考プロセスの歩留まりや、面接官ごとの評価傾向をレポートとして把握できる機能も備わっています。

こうした情報の提示により、単に合否を伝えるだけに比べて人材紹介会社の理解が深まり、質の高い候補者の紹介につながります。

また求人票の作成、各人材紹介会社への紹介依頼の送信に加え、人材紹介会社からの候補者の紹介もHRMOS採用管理を通じて受け取ることが可能なため、旧来の手法で必要だった多くの作業が省略できます。

<HRMOSの導入で削減できる、旧来の手法で生じていた主な作業>
・各人材紹介会社への求人票のメール送付
・各人材紹介会社への依頼状況の記録作成
・人材紹介会社からの情報の受け取り(添付ファイルの確認)
・受け取った応募者情報の整理(「Excel」などで作成した管理用への転記、履歴書や職務経歴書のファイリングやナンバリング)
・整理した情報の採用活動に関連する他の担当者の共有

選考に入る前の段階においても、これだけ多くの作業を削減できます。人材紹介会社とより綿密なコミュニケーションに注力する余裕が生まれる点も、HRMOS採用管理のメリットの一つです。

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