選考途中での離脱の悩み、解決のキーマンは面接官 ~最適な人物のアサインと教育のコツとは~
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いくつかのステップ通過した後で、有望視していた候補者が選考から離脱してしまったという経験を持つ採用担当者は少なくありません。他に魅力のある求人があるのは仕方がないことですが、書類選考や面接までの過程で費やした労力が無駄になってしまうのはもちろん、その候補者の存在を前提に進めてきたそれまでの選考を見直す必要も生じるなど、採用担当者を悩ます大きな要因となっています。

そこで今回は、採用活動の効率低下につながる選考途中での離脱を防止するポイントと、その最大のキーマンとなる面接官の選定・教育について考えます。

面接後の離脱を防ぐポイントは、次の選考を受ける意味の提供

1次、2次と面接が進む過程で得た情報や印象から、候補者がさまざまな思いを持つのは当然であり、またそれらは必ずしもポジティブなものとは限りません。「予想していた業務内容と違うのでは?」「職場の雰囲気になじめるか不安だ」などと感じることも珍しくありませんが、これを容認していては選考途中での離脱率削減は望めません。

選考の過程で候補者の入社意欲を上げ続けるのはもちろん、候補者に何らかの葛藤が生じた場合も、「次の面接にはひとまず出向いて、気になる点を確認してみよう」と考えてもらうことが大切です。

何かしらの不安や疑問が芽生えただけで選考からの離脱に踏み切られてしまっては、疑問を解消したり印象を挽回したりする機会は失われてしまいます。離脱(辞退)を考えたとしても次の選考で再度接点を持ち、自社への理解が深まれば、「やはりこの企業で働きたい」と考えが変わる場合も多く、選考途中の離脱防止策を正しく講じればその可能性が開けます。

そこで最大のポイントとなるのが、次回の選考を受ける意味付けがしっかりとできているか否かです。たとえば「次回は希望の職種のトップに会える」「自身と近しいキャリアの社員に会える」「次の面接で最終の結果が出る」など、候補者が「なぜもう一度来社しなければならないのか」と自問した際の答えとなり得る情報をしっかり提供し、次の選考に出向く意味を持てるようにすることが大事です。これを明確にすることで、候補者のモチベーションの向上はもちろん、少々の迷いを払しょくする理由にもなります。

選考途中での離脱に直結する面接官の働き。面接官の正しい選定が最大限の効果を生み出す

応募者が選考の継続・離脱を決める主な要因となるのが、その企業で働く社員、つまりは未来の上司や同僚との交流が持てる面接の良し悪しです。面接の印象を左右する面接官の役割は大きく、面接官に魅力を感じられないようでは、前述したような「次回の選考に出向く意味」を失いかねません。面接の成否にかかわるキーマンである面接官の選定は、選考途中での離脱を防止するうえで特に重要なポイントと考えましょう。

面接官は、候補者が就く業務や部署でもっとも優秀な社員、いわゆるエースを最初から選定するのが望ましいでしょう。一般的に人は、自身より優秀な人材の能力を測ることはできないうえ、初対面で自身の常識に収まってしまう人には魅力を感じにくいといわれます。ただし現実的には、すべての面接にエースを投入することは難しいため、書類選考で候補者の能力を的確に判断し、それに見合う面接官をアサインします。ここで最適な人材をアサインできるか否かが面接の効果を左右する大きな役割を果たします。

アサインするうえで実践的かつ有効な方法の一つが、面接官の役割を細分化し、その違いを意識してそれぞれに適した人材を選ぶという手法です。たとえばビズリーチでは、「フォロワー」「モチベーター」「インパクター」「クローザー」と、面接官の役割を4つに分ける考え方を採用しています。

  • フォロワー
    候補者に寄り添いながら、不安や疑問を解決していく役割。「1対多(候補者対自社)」ではなく、「2対多(候補者+フォロワー対自社)」になるよう、採用プロセスを通して候補者の味方に徹します。採用の窓口となる人事担当者、現場マネージャー、現場メンバーなどが担うのが一般的です。
     
  • モチベーター
    入社意欲を高め、志望動機を作る役割。自身が入社した経緯や自社の魅力を伝えるだけでなく、候補者が描いている未来像を察し、挑戦したい気持ちや志望動機の形成を行います。基本的に最初の面接を行う存在であり、人事担当者や現場マネージャーが担うのが一般的です。
     
  • インパクター
    インパクト(気づき)を与え、自社を印象付ける役割。候補者がまだ知らない自社に関する新たな視点を与えることで、「この人と働きたい」と思わせるような強い動機付けを行うことが求められます。そのためインパクターは、社内でもっとも活躍している人材、優秀な人材を選定するとより効果的であり、現場のトッププレーヤーや部長・役員クラスが適任です。また動機付けだけでなく、自社で働く覚悟を問い、次のクローザーへつなげる役割も担います。
     
  • クローザー
    営業におけるクロージングと同じく、候補者に入社を決断させる役割。どんなに優秀な候補者であっても、何らかの迷いを持ったまま入社したのでは存分に力を発揮できません。覚悟を持って決断し、入社してもらうことは、その後の活躍のために重要なポイントです。その決断を迫り、内定承諾、入社へと導くのがクローザーであり、一般的には社長や役員が担います。

このように候補者それぞれに対して、採用プロセスの始まりから入社までのシナリオを考え、その時々に応じて必要な面接官が対応していきます。これらのすべての役割を1人で果たし、候補者の入社意欲を最後まで高めるのは困難ですが、与えられた役割に特化して最適な人材をアサインすることで無理なく行うことができます。

人選だけでは望めない、面接官としての力量は教育で補う

加えて注意したいのが、各部署のエースを投入しても、面接の方法を知らない面接官では離脱率が高い場合が多いということです。面接の方法の具体的な指導、その成果の把握により、こうしたトラブルを防止しましょう。

面接官に求められる役割は、候補者の入社意欲を上げるか、候補者の適性や能力を見極めるかの2つであり、これらの役割を果たすための基本的な方法は指導しなければなりません。たとえば、入社意欲を上げるためには、候補者が何を変えたくて転職活動しているのかを特定し、その志に寄り添った対応が必要です。一方、候補者の見極めには、面接官横断で判断すべき項目、その質問スクリプトの設定、結果の判断基準の統一など、具体的な方法を学ぶ場を設けます。

こうした面接官教育は継続して行い、全体トレーニングと個別チューニングをどちらもバランスよく進めることが重要です。面接官ごとの合格率、面接した候補者の辞退率を管理しておくと、面接合格率が想定以上に高いもしくは低い面接官には見極め基準を再度インストールする、辞退率が高い面接官には入社意欲を高める方法を確認するなど、より効果的な個別チューニングが行えます。さらに極端に辞退率が高い面接官については、思い切って面接官から外すことも、選考途中での離脱防止に効果が見込めます。

なお、このような細かな個別チューニングでは、感覚的なアドバイスではなく、必要なポイントを明白な根拠を持って伝えることが大切です。モニタリングにより個々の成果を数値化して提示することは、面接官に自身の不足点や力量を納得させるのに役立ちます。

候補者とのコミュニケーション、面接官の質の向上に貢献。選考途中の離脱防止にも活用できる「HRMOS採用管理」

株式会社ビズリーチは、「HRテックで採用を強くする」をコンセプトに、面接の効率化、質の向上に役立つ機能を多数備えた「HRMOS(ハーモス)採用管理」というクラウドサービスを提供しています。候補者とのコミュニケーション履歴、面接官の評価など、幅広い情報をまとめて管理できます。

<面接の効率化に役立つ「HRMOS採用管理」の機能>
・候補者一人ひとりとのコミュニケーションの履歴を保存でき、候補者ごとの最適なコミュニケーション設計を可能にします。

・候補者に関する情報を一元管理することで、候補者に関わるすべての関係者が情報を共有でき、申し送り事項の抜け漏れ発生を防ぎます。

・面接の評価フォームはカスタマイズが可能。判断基準・評価基準といった見るべきポイントの統一を図れます。

・面接官の評価を可視化するレポート機能を搭載しています。面接官ごとの内定承諾数、選考辞退数を簡単に把握でき、的確な面接官トレーニングに活用できます。

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