「面接日程調整」の煩雑さを徹底解消! 作業を大幅に効率化してミスを防ぐ、IT活用のすすめ
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「面接の日程調整にかかる業務負荷を軽減し、作業ミスをなくしたい」

面接の日程調整は、採用業務のうち応募者や面接官との間で必ず発生する非常に重要で、かつ煩雑な業務のひとつです。

そこで今回は、面接の日程調整にかかる膨大な時間を、ITを活用して大幅に効率化するポイントをご紹介します。人的ミスによる選考スピードの遅延、応募者の離脱に悩む採用担当者を、「面接の日程調整」という煩雑な業務から解放する具体策です。

「面接の日程調整」だけで丸一日…。負荷の増大・調整ミス、アナログなオペレーション作業の限界

人材獲得競争が過熱し、企業はより戦略的な採用活動に取り組むことが求められています。そんななかで、採用手法は急速に多様化しました。

従来存在する人材紹介会社や求人媒体(応募型)といった手法に加え、スカウト型の求人媒体やリファーラル採用、SNSやタレントプールの活用などさまざまな手法が普及しています。

これらを活用して採用担当者は、多くの人材とコンタクトが取れるようになりました。しかし、「Excel」などによるアナログな管理や、メール・カレンダーなど複数のツールを利用することによる煩雑な業務環境でオペレーションを行っている状態では、採用担当者にかかる業務負荷は大きく、「面接の調整業務で一日が潰れる」というケースも少なくありません。下記は、面接を設定する際に発生する調整業務の一例です。

【面接設定時に応募者や面接官との間で発生する業務の例】 
※面接官の予定を先に確認する場合

  1. 面接官の日程を押さえるためにカレンダーを確認する
  2. 会議室の空き状況を確認する
  3. 応募者に候補日時の案内をする
  4. 応募者からの返信内容を確認する
  5. 面接官に日程確定の連絡を行い、会議室を押さえる
  6. 応募者に日程確定の連絡をする

応募者とメールでやりとりを進める場合、返信はすぐにくるとは限りません。提示した候補日時では応募者の都合がつかない場合や、一度決定したはずの日時が面接官や応募者の都合で変更される場合、何度もやりとりが発生する可能性があります。採用担当者は、ほかにも面接当日の段取りなど細かな調整業務を行う必要があります。

これらの作業が積み上がっていくことで、オペレーションは煩雑さを増していきます。特に数多くの面接を「Excel」などアナログなツールで調整する場合は、情報が更新されていない、情報の抜け漏れが発生しやすいといった理由によりダブルブッキングや誤った時間を伝えてしまうなどの人的ミスも起こりがちです。

  • 応募者数の増加に伴い日程調整にかかる業務負荷が高くなっている
  • 「Excel」やカレンダーへの二重登録や入力ミスがある
  • 日程調整をスピーディーに行えず、選考期間が長引き、選考辞退のリスクが高まっている
  • 複数のツールを利用しているため、応募者数が増加した際には管理だけで手いっぱいになる

上記のような悩みを抱えていては、面接官や応募者との日程調整に忙殺され、本来時間を割くべき採用のコア業務や他にやるべき作業に支障が出てしまいます。採用活動の本来の目的は「優秀な人材を採用すること」にあるはずですが、煩雑な作業で気づけば一日のほとんどが終わってしまうという状況では、採用担当者の成果として物足りないものがあります。

面接官の予定・会議室の空き状況を瞬時に把握。日程調整を効率化する「カレンダー連携機能」

前述のような課題を解決するためには、面接の設定に関するあらゆる情報を一元管理することが重要です。そこでピックアップしたいのが、最近多くの採用管理システムに搭載されるようになってきている、「社内で使われるカレンダーとの連携機能」です。

ひとくちに連携機能といっても、「調整した面接の日程をカレンダーに追加できる」というものから、複数の面接官の予定を表示しながら、全員の都合の良い日程をかんたんに選ぶことのできる機能まで、効率化の度合いはさまざまです。

たとえば、採用活動に関するあらゆる情報を一元管理できるクラウドサービス「HRMOS採用管理」は、「Googleカレンダー」と連携しています。複数の面接官の予定と会議室の空き状況を一覧表示できるので、面接官と会議室の予定を一度に押さえられます。
 

【複数の面接官の予定を同時に表示しながら、会議室の空き状況も確認】
【複数の面接官の予定を同時に表示しながら、会議室の空き状況も確認】

会議室の空き状況や面接官の予定がリアルタイムで更新されるため、ダブルブッキングのリスクが軽減します。仮に応募者から日程変更の要望があった場合でも、上の画像にあるとおり、カレンダーを見ればすぐに予定がわかります。また、面接官のスケジュールを登録すればその内容がメールで自動的に送信されるので、会議室の空き状況の確認や日程調整に、何度もやりとりをする必要がなくなります。
 
メールの送受信もシステム内で完結しているため、社内の面接官と会議室を押さえる際にメーラーやカレンダーなど各種ツールを行ったり来たりする必要がなくなり、二重管理の無駄を省くことができます。

面接の設定ミスや対応漏れを防止。応募者との接点を逃さない「面接調整機能」

「やるべきことがありすぎて、タスクを管理するだけで大変」。HRMOS採用管理では、応募者の選考ステータスを直感的に管理でき、次に処理すべきタスクを瞬時に把握することが可能です。

  • 「ダッシュボード」で、やるべきことを明確化

【ダッシュボードで応募者の一覧をわかりやすく表示】
【ダッシュボードで応募者の一覧をわかりやすく表示】

ダッシュボードの画面では、設定済みの面接や要対応メールの有無など、タスクをわかりやすく表示します。「新着応募」や「未対応メール」の項目をクリックすると、選考ステップが新着応募のままで止まっている応募者や、未対応のメールがある応募者をチェックすることが可能です。ダッシュボードを見ることで、面接日程の調整忘れや面接バッティングを防げるようになります。

  • 「選考管理画面」で、応募者一人ひとりのステータスがすぐわかる

「選考管理画面」では、上の画像にあるように応募者一人ひとりの選考ステータスも簡単に調べることができ、採用担当者が次に処理すべきタスクを直感的に把握できます。

【応募者の名前をクリック、詳細画面から次に処理すべきタスクを瞬時に把握】
【応募者の名前をクリック、詳細画面から次に処理すべきタスクを瞬時に把握】

具体的には、選考管理画面(下画像右)にある応募者の名前をクリックすると、応募者の詳細画面がスライドして表示されます。たとえば、上の画像右側の赤枠「1次面接を評価」というボタンが出ている場合は、次に処理すべきタスクは「1次面接の評価(あるいは、1次面接の評価を面接官から回収すること)」であることがわかる、という具合です。

選考管理画面

また、「面接の日程調整を依頼中の応募者」「依頼していた日程調整の回答が返ってきている応募者」など、さまざまな切り口で絞り込めるため、応募者の面接ステータスを容易に把握することができます。

  • 「応募概要レポート」で、面接未設定者を確認

【直感的にわかりやすい画面デザイン】
【直感的にわかりやすい画面デザイン】

「レポート」の「応募概要」では、募集している職種・ポジションおよび応募経路ごとに、「面接未設定の応募者が何人いるか」などを把握できます。ダッシュボードとともに未処理のタスクがゼロになるようにチェックすることで、業務遅延を防げます。

HRMOS採用管理は、採用業務のニーズやシーンに合わせた多様な切り口を持って、煩雑な作業の効率化と正確性向上を支援します。なお、こうした採用管理システムを利用する際には、現場で実際に使う担当者にとって扱いやすいよう配慮された、操作しやすいデザインであることも重要です。


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